Niszczenie akt RODO - zrób to bezpiecznie!

Co musisz wiedzieć, by dobrze przygotować się do bezpiecznego niszczenia akt? Sprawdź nasze wskazówki i ciesz się spokojem.

Niszczenie dokumentów zgodnie z RODO - ochroń swoje dane przed wyciekiem

RODO jasno określa działania, które można uznać za przetwarzanie danych osobowych. W ten sposób określić można także niszczenie akt. Przeprowadzając ten proces musimy więc kierować się szczególną ostrożnością. Bywa, że zaniedbania podczas utylizacji zbiorów prowadzą do ujawnienia informacji, do których nie powinny mieć dostępu osoby nieupoważnione. Co wtedy? Należy nastawić się na spore koszty. Złamanie RODO wiąże się bowiem z wysokimi karami finansowymi. W niektórych przypadkach grzywna może sięgać od 2 do 4 procent rocznych przychodów firmy.

Jak poprawnie przeprowadzić niszczenie dokumentacji?

Wcześniej opisanej sytuacji można zapobiec. By zadbać o bezpieczeństwo procesu, należy:

• - wydzielić określoną przestrzeń

Niszczenie akt musi odbywać się w pomieszczeniu, do którego nie mają dostępu osoby nieupoważnione.

• - wybrać odpowiednią technologię niszczenia

Przepisy nie określają, w jaki sposób mamy zutylizować akta. Sporo mówią za to o zagrożeniach. Dobrze będzie więc wybrać najbezpieczniejsze możliwe rozwiązanie. Obecnie jest nim niszczenie dokumentacji ze specjalistami, dysponującymi specjalnymi urządzeniami.

• - zadbać o produkt niszczenia

Czym jest owy produkt? Jeśli używamy klasycznej niszczarki, w ten sposób możemy określić paski papieru. Jeśli wyrzucimy je po prostu na śmietnik, nadal będzie istniało ryzyko, że ktoś odzyska dane. Sytuacja przedstawia się zupełnie inaczej, gdy korzystamy z pomocy takich firm jak Rhenus Data.

W stu procentach bezpieczne niszczenie akt

Specjaliści, oferujący tradycyjne i mobilne niszczenie dokumentów dysponują technologią, która w wysokim stopniu przetwarza nośnik informacji - papier, płyty CD, DVD, dysku HDD. Dzięki temu, że działają na masową skalę, mogą postawić na najnowsze zabezpieczenia i mieć pełną kontrolę nad każdym etapem niszczenia. Oprócz instalacji niszczącej dysponują także flotą pojazdów, wyposażonych w GPS. To, w połączeniu ze sprawdzonym systemem bezpiecznych pojemników, pozwala w kompleksowy sposób zadbać o bezpieczeństwo.

Po prawidłowo przeprowadzonej utylizacji zostanie wygenerowany certyfikat zniszczenia dokumentów. Niektóre firmy oferują nieco więcej. Interesującym wariantem, pozwalającym nam poczuć się jeszcze pewniej jest możliwość nagrania procesu. W ten sposób możemy stać się świadkami tego, jak przebiegało niszczenie akt.

Artykuł partnera